Bienvenidos al módulo cinco de este curso, vamos a mirar entonces que el objetivo del módulo es entender cómo afecta el uso de los recursos la duración del cronograma, vamos a validar la viabilidad del cronograma con los recursos existentes y vamos a planear la compresión del cronograma a través de las técnicas de crashing y fast tracking. Los temas del módulo van a ser entonces la planificación gradual, la nivelación de recursos y la compresión del cronograma. Vamos a hacer entonces la planificación gradual, también llamada entonces en inglés "Progressive Elaboration" y nos basamos entonces en la planeación del proyecto, que está estrechamente alineada con el "Desarrollo de la Estrategia del Proyecto". El elemento de diferenciación es que la planeación se centra en optimizar la secuencia del trabajo para desarrollar el proyecto. Esto se logra desarrollando las líneas base y teniendo en cuenta unas reglas de juego consistente, para las otras áreas de conocimiento. Como la información frecuentemente es limitada, la planeación requiere un buen conocimiento y experiencia en el trabajo del proyecto y, por esta razón, una buena práctica a la cual vamos a utilizar durante todo el curso es acudir a las lecciones aprendidas. Debemos comenzar temprano esta planeación en la fase de diseño e involucrar a todos los interesados del proyecto. Cuando nosotros miramos el alcance de un proyecto, se elabora utilizando "Planificación gradual" a través del ciclo de vida del proyecto. Esto es bastante detalle a corto plazo, menos detalle a mediano plazo y muy poco detalle a largo plazo. Al avanzar en un ciclo de vida, se mejora y detalla la información con la cual se ajusta la planeación. La planeación es más importante que el plan. Por lo tanto, el proceso de planeación debe ser participativo y evolutivo. Dado que el futuro siempre será incierto, cualquier plan debe verse como un punto de partida común desde el cual nos vamos a adaptar lo que se requiera en la situación y no como un guion que debe seguirse al pie de la letra. El plan debe ser flexible y adaptable. Sin embargo, no podemos tener líneas base de caucho, porque el plan nos da la oportunidad de buscar una variedad de alternativas a medida que se desarrollan las líneas base del proyecto. En esta gráfica, vamos a ver entonces la planificación gradual a través de un ejemplo. Vamos a ver cómo se utiliza la planificación gradual a través de un ejemplo. Vamos a mirar entonces cuáles son los detalles que necesitamos en el proyecto y, por el otro lado, cómo se ve esto desde el inicio hasta la finalización del proyecto. Comenzamos entonces en la iniciación del proyecto con una información de detalle, digamos, no tan buena a corto plazo, muy poco detallada a mediano y largo plazo. Una vez que terminamos, la parte de la iniciación hemos mejorado o hemos adquirido mayor información cuando hacemos el análisis de la situación final. Por lo tanto, a mediano plazo y a largo plazo hemos mejorado la información, pero mucho detalle en la parte del corto plazo. Terminamos esto y definimos entonces los nuevos requisitos del proyecto. De golpe vamos a aumentar la cantidad de información acá y por lo tanto el detalle a corto plazo aumentó y el detalle a largo plazo al final va a aumentar bastante. Adquirimos e instalamos algunos elementos del proyecto. Por lo tanto, vamos a mejorar la información de cómo va a ser la última etapa. Vamos a pasar a la parte de construir ya e implementar parte del proyecto y por lo tanto mejoramos todos los datos para que lleguemos al final a probar e implementar el sistema y tengamos todo listo. En esta otra gráfica vemos cuál es el comportamiento de cada una de las fases del proyecto de acuerdo con la información que tenemos. La primera fase tenemos una planeación en donde vemos que en la fase cuatro tenemos muy poca información sobre los diferentes paquetes de trabajo. En esta planeación dos ya tenemos información bastante buena para la fase dos y la fase cuatro ya empezó a tener más información. En la planeación de la fase tres vamos a tener bastante información y ya la fase cuatro la podemos casi completar completa. Por último, ya tenemos desarrollada la fase cuatro para hacer la estimación. Esto es lo que llamamos nosotros nuestra planificación gradual. A medida que conseguimos más y mejor información, mejoramos la información de las últimas fases del proyecto. ¿Cómo creamos la base, línea base del desempeño del proyecto? Comenzamos con la "EDT", en la cual vamos a utilizar esta planificación gradual. Hacemos una planeación y programación de las diferentes tareas. Vemos entonces el presupuesto acá que va a interactuar también de acuerdo con los paquetes de trabajo de la "EDT". Vamos a volver otra vez a hacer el círculo, la parte iterativa y vamos a involucrar el riesgo. El riesgo nos va a afectar tanto el presupuesto como la "EDT" directamente. En la siguiente tabla vamos a ver las diferencias claves entre planeación y programación o "schedulling". Vamos a mirar las diferentes claves entre planeación y programación o "schedulling" En el caso de la planeación nos ocupamos del por qué, de los objetivos del proyecto; del qué, el alcance del trabajo; el cómo, la estrategia y el plan de ejecución del proyecto y del quién, la estructura de la organización del proyecto y la estrategia de contratación. En la programación nos vamos a enfocar básicamente en el cuándo. En el caso de la planeación vamos a tener la base para la estimación de tiempos y recursos, mientras que en la programación vamos a tener un reflejo del plan directamente. La planeación implica el establecimiento de metas y objetivos, mientras que la programación implica la mecánica de convertir el plan en un cronograma. La planeación define las actividades para lograr metas y objetivos, mientras que la programación involucra el tiempo de las actividades con estimaciones de duraciones y dependencias. La planeación implica que haya una definición de recursos que se necesitan para llevar a cabo las actividades, mientras que la programación implica la asignación de estos recursos a las actividades. Por último, la planeación se ocupa del desarrollo del sistema de medición del progreso y la programación se ocupa de la implementación y operación del sistema de medición de progreso. Con esto, miramos entonces estas diferencias claves entre planeación y programación. ¿Cuáles son los tres pasos para desarrollar nuestro cronograma? Lo primero que tenemos que hacer es definir el trabajo que está en la "EDT". Vamos a secuenciar las actividades y los paquetes de trabajo y luego le vamos a asignar recursos a estos paquetes de trabajo. La planeación es un proceso iterativo, por lo que es necesario ajustar el cronograma de acuerdo con las diferentes necesidades. Comenzamos como un diagrama de red para el proyecto. Miramos que tiene unos requerimientos de recursos y tenemos una información histórica, con lo cual mejoramos nuestro estimativo. Hacemos la estimación de las duraciones de acuerdo y luego vamos a mirar qué esfuerzo y qué duración estimado salieron, cuáles son los supuestos, las bases de la estimación y un diagrama de red para el proyecto actualizado, que vamos a volver a hacer otra vez a través del proceso iterativo de la planificación gradual. ¿Por qué se itera entonces en este caso? Cuando desarrollamos el primer cronograma obtenemos una duración esperada inicial del proyecto, pero muchas veces es necesario tener en cuenta otros recursos, una fecha preestablecida o impuesta, un presupuesto limitado para desarrollar el proyecto y algunos riesgos que hemos identificado que se pueden presentar. Por ejemplo, obtenemos una duración de 26 semanas, pero la alta gerencia requiere que el proyecto finalice en 20 semanas, lo que hace necesario entrar a revisar y modificar este cronograma. ¿Cómo lo vamos a hacer? Lo podemos hacer a través de la nivelación de recursos y utilizamos diferentes tipos de recursos con más competencias, más habilidades o a través de la compresión del cronograma. Esto lo vamos a ver en videos más adelante.