Objetivos Generales: Al finalizar el curso, podrás: 1.- ENTENDER y profundizar convenientemente aspectos específicos de diferentes formas de trabajo (individual o grupal), 2.- EVALUAR el uso de funciones avanzadas para manipular datos y CREAR tus propios análisis utilizando técnicas específicas tales como tablas dinámicas, análisis de hipótesis, administración de escenarios, tablas de simple y doble entrada, análisis de optimización de recursos. 3.- ANALIZAR cómo vincular Excel con otras aplicaciones importando información desde archivos de texto y bases de datos, exportando información a archivos de texto de diversas formas. 4.- ENTENDER el uso de macros lo que te permitirá vislumbrar otro universo de aplicaciones que harán mucho más productiva tu labor. Los ejemplos sobre los cuales se apoyan los contenidos dictados por los profesores, tienen una profunda aplicabilidad al mundo de los negocios, con lo que su inmediata utilización empresarial está al alcance de la mano. Finalmente, los profesores que han diseñado y elaborado este curso para ti, no solamente dan una visión académica de los usos avanzados del software, sino que, debido a su gran trayectoria profesional apoyada justamente en un uso intensivo y profundo de Excel, te transmitirán su propia vivencia, lo cual te permitirá tener una visión más concreta de las posibilidades que te brinda esta herramienta.
Exportación de datos a archivos de texto con datos de un ancho fijo
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Del curso dictado por Universidad Austral
Excel aplicado a los negocios (Nivel Avanzado)
251 calificación
De la lección
Módulo 6: Exportación de datos a archivos de texto
Bienvenido al módulo 6, en éste módulo conocerás los siguientes contenidos:
1. Preparación de los datos
2. Generación de archivos de texto
Conoce a los instructores
Jorge LardizabalLic. en Administración de Empresas
Facultad de Ciencias Empresariales
Paola SerafiniContador Público
Facultad de Ciencias Empresariales
[MÚSICA] [MÚSICA]
Como habíamos dicho en el anterior video,
vamos a trabajar ahora en la exportación de archivos de texto,
pero con una anchura, con un, una cantidad de caracteres fija.
Lo voy a hacer con este ejemplo,
supongamos por un momento que el archivo que tengo exportar tiene que
tener estos datos, la fecha, el código del producto, ¿lo ven?
Denominación del producto, código del cliente,
y cliente, pero con esta cantidad de caracteres,
no se pueden poner ni más ni menos que esta cantidad de caracteres en cada campo.
¿Por qué es esto?
Porque el sistema que reciba esta información va a asumir
que los primeros ocho caracteres, sí o sí, son la fecha, que los siguientes tres
son el código del producto, los siguientes 25 la denominación, y así sucesivamente.
Si vemos, este archivo va a tener 65
caracteres, todos los registros que yo le
tenga que generar en mi archivo de texto van a tener que tener 65 caracteres.
Empecemos.
La fecha tiene que tener ocho caracteres.
Ahora bien, nosotros estamos viendo diez caracteres aquí,
dos para el día, una barra, dos para el mes, una barra, y cuatro para el año.
Pero a su vez, si ustedes recuerdan esto, nosotros estamos viendo una fecha, pero
en rigor de verdad, internamente, aquí no tiene una fecha, sino que tiene un número.
Por lo tanto, nosotros vamos a tener que descomponer la fecha en el día,
en el mes, en el año, y luego unir esos datos.
Por lo tanto, para tomar la fecha, vamos a tener que
tomar la función Día, vamos a tener que tomar la función Mes,
y vamos a tener que tomar la función Año.
[SONIDO] Ahí you tengo mis tres primeros datos, y con eso voy a poder unir.
El código del producto es de tres caracteres,
y si ustedes se fijan, aquí tenemos tres caracteres, por lo tanto,
no vamos a tener problema, y vamos a poder unirlo con esto.
La siguiente columna, la denominación del producto,
fíjense que ahí me dice que tiene 25 caracteres.
Ahora bien, fíjense ustedes que cada uno de estos textos tiene una anchura
diferente, por lo tanto, nosotros vamos a tener
primero que medir la anchura de cada celda,
y luego, todo lo que falte hasta llegar
a 25 lo vamos a tener que completar con un caracter
que nos dirá el, la persona que nos ha pedido el archivo.
En este ejemplo que vamos a dar lo vamos a completar con ceros,
muchas veces se completó con ceros, o con espacios.
Por lo tanto, mi tercer columna, yo voy a tener
que primero medir el largo, el largo de esta cadena de caracteres,
tiene 19, por lo tanto, mi,
mi texto va a tener que ser, en este caso, 19,
en el de abajo va a tener menos, y otros va a tener más, o menos.
El texto que yo voy a tener que incorporar va a ser, por un lado, este texto,
carbonato de calcio, y luego voy a tener que complementar
con seis, seis en este caso porque tiene 19, si tuviese 15,
pues voy a tener que complementar con diez ceros a continuación.
Parece complicado, pero you vamos a ir encontrando una, una lógica.
El dato siguiente va a ser el código del cliente.
El código del cliente, fíjense, tiene dos caracteres, pero a mí me han pedido
cuatro caracteres, por lo tanto, voy a tener que completar con dos ceros
el número del cliente, y el último dato va a ser el,
la denominación del cliente que habíamos dicho tiene que tener 25.
Por lo tanto, yo voy a medir primero cuánto tiene de largo,
16, y voy a complementar
con los 25 para ir incorporándole ceros.
Hasta aquí, lo que estoy haciendo es midiendo, de todos mis datos,
cómo es la estructura de mis datos.
Fíjense que, en general, el mes es siempre igual, seis,
pero cuando lleguemos a octubre va a tener dos caracteres, va a tener diez.
Aquí tienen, ve, anchuras variables para la parte del
código del cliente, siempre va a ser de dos, por lo cual puedo eliminar esto,
y la anchura del cliente es variable.
A su vez, para los días, el día, fíjense que a veces tiene un caracter,
y a veces tiene dos caracteres.
Por lo tanto, construyamos nuestra
fórmula va a ser, o sea, vamos a tener que construir una fórmula que
concatene todos estos caracteres, y vamos a tener que validar que la anchura sea,
en todos los casos, de 65, que era el tamaño.
Empecemos.
El primer caracter aquí tiene uno, pero tiene que tener dos caracteres,
va a ser dos para el día, dos para el mes, y cuatro para el año, por lo tanto,
yo voy a tener que hacer una fórmula condicional que va a ser,
si el largo de este campo
es igual a 1, o sea, tiene un caracter,
voy a tener que agregar un 0,
y luego unido a este caracter.
En cambio, si no tiene 1, el máximo que puede tener es dos caracteres,
en ese caso, tomaré la anchura total.
Hasta allí tengo este archivo mío,
estas celdas.
Bien, avancemos.
Ahora, tengo que agregar el mes, nuevamente,
tendré, este signo quiere decir concatenar, la i inglesa,
también hay una fórmula que se llama concatenar, la i inglesa.
Si el largo de este, de este
campo es 1,
nuevamente, agrego un 0,
fíjense que entre comillas doble porque es texto, y le agrego ese dato,
y si no fuese 1, el máximo es 2, porque hay hasta lo sumo 12 meses,
todo mes se va a dar, cierro, y hasta ahora,
tengo esto, 0306.
Sigo.
you tengo día y mes.
El año, el año siempre tiene cuatro caracteres, por lo tanto, lo incorporo.
you tengo ocho caracteres.
Después venían tres para el código del producto,
el código del producto you tenía tres, por lo tanto,
la i inglesa, y 1, el código del producto.
Ahí vemos como va teniendo esta anchura.
El siguiente.
La denominación del producto.
Habíamos dicho que en este caso, fíjense, tenía 19 de largo, por lo tanto,
yo voy a tener que concatenar
la denominación que tiene, y además, tengo que,
y aquí voy a utilizar otra fórmula que es la fórmula Repetir,
Repetir repite una cierta cantidad de veces un mismo texto,
en este caso, voy a repetir un 0, ¿cuántas veces?
Bueno, 25, que es la anchura de este campo,
menos el largo que tiene.
Fíjense ahora mi fórmula, cómo.
Lo vemos un poco desalineado,
pero van a ver ustedes después que tiene siempre la misma anchura.
Hasta aquí, you hicimos la denominación del producto.
El código del cliente, era de cuatro caracteres, por lo tanto,
como yo tengo siempre 2,
tomo estos 2 y le agrego un doble cero.
Allí lo tengo.
Y por último, el, la denominación del cliente,
que va a ser la denominación tal cual esta,
y luego voy a tener que repetir el 0, ¿cuántas veces?
25, que es la anchura del campo, menos
el ancho de este cliente, el ancho del nombre de este cliente.
Allí tengo, este va a ser mi archivo de texto,
el que yo voy a subir, el que yo voy a generar.
Veamos, antes de exportarlo, verifiquemos el largo de esto.
El largo es de 65 en todos los casos.
Perfecto.
Yo manipulé los datos y ahora you los tengo listos para ser exportados.
Por lo tanto, lo que puedo hacer ahora, copio
y pego valores para no tener toda la fórmula, para no tener toda la fórmula,
tomo todo este texto, me lo llevo a otro archivo, lo copio,
y ahora sí lo tengo que exportar, como hacíamos antes, Archivo,
Guardar como, y lo voy a guardar no con formato de tabulaciones, no con formato de
comas, no con formato de espacios, sino simplemente como texto DOS.
Y lo vamos a llamar Ejemplo cuatro texto.
[SONIDO] Allí lo tenemos.
Perfecto.
Voy a abrir con mi blog de notas, voy a abrir ese archivo,
y el archivo, fíjense ustedes qué característica tiene,
fíjense que está perfectamente alineado, es de 65,
y todos los espacios en blanco los completé con cero,
ceros, comas, espacios, como me pida
la persona que me ha solicitado este archivo para incorporarse en otro sistema.
Digamos, que de esta forma,
lo que hemos hecho es generado un tipo de archivo que
sea apto para ser leído por otro sistema, con una característica muy particular,
el largo de la cantidad de caracteres es siempre la misma.
Por lo tanto,
rellenamos los datos que nos faltaban en función de la anchura de mis datos.
Con este video y con el anterior, hemos redondeado todo lo que
significa la vinculación de Excel con otros sistemas,
no you importando datos, sino exportando datos hacia otros sistemas,
con el formato que el responsable del sistema me haya fijado previamente.
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