Objetivos Generales: Al finalizar el curso, podrás: 1.- ENTENDER y profundizar convenientemente aspectos específicos de diferentes formas de trabajo (individual o grupal), 2.- EVALUAR el uso de funciones avanzadas para manipular datos y CREAR tus propios análisis utilizando técnicas específicas tales como tablas dinámicas, análisis de hipótesis, administración de escenarios, tablas de simple y doble entrada, análisis de optimización de recursos. 3.- ANALIZAR cómo vincular Excel con otras aplicaciones importando información desde archivos de texto y bases de datos, exportando información a archivos de texto de diversas formas. 4.- ENTENDER el uso de macros lo que te permitirá vislumbrar otro universo de aplicaciones que harán mucho más productiva tu labor. Los ejemplos sobre los cuales se apoyan los contenidos dictados por los profesores, tienen una profunda aplicabilidad al mundo de los negocios, con lo que su inmediata utilización empresarial está al alcance de la mano. Finalmente, los profesores que han diseñado y elaborado este curso para ti, no solamente dan una visión académica de los usos avanzados del software, sino que, debido a su gran trayectoria profesional apoyada justamente en un uso intensivo y profundo de Excel, te transmitirán su propia vivencia, lo cual te permitirá tener una visión más concreta de las posibilidades que te brinda esta herramienta.
Resolución de la ejercitación práctica #6
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Del curso dictado por Universidad Austral
Excel aplicado a los negocios (Nivel Avanzado)
386 calificaciones
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De la lección
Módulo 6: Exportación de datos a archivos de texto
Bienvenido al módulo 6, en éste módulo conocerás los siguientes contenidos:
1. Preparación de los datos
2. Generación de archivos de texto
Conoce a los instructores
Jorge LardizabalLic. en Administración de Empresas
Facultad de Ciencias Empresariales
Paola SerafiniContador Público
Facultad de Ciencias Empresariales
[MÚSICA]
[MÚSICA] Los desafíos a resolver para este módulo,
tienen que ver, obviamente, con la exportación a archivos de texto.
Veamos el primero de los desafíos, que es más sencillo.
Exportar a un archivo de texto separado por comas,
las ventas del mes de mayo de panadería, confitería y fiambrería.
Obviamente, primero vamos a tener que hacer un filtrado.
Entonces, diremos Confitería,
Panadería y Fiambrería.
Ahora, tengo filtrados toda mi base de datos.
Por lo tanto, you sé la información que quiero exportar.
Lo que tengo que hacer es seleccionarlo, copio,
me lo llevo a otra pestaña, pego.
Esta es la información que quiero exportar a un archivo de datos,
de texto, delimitado por comas.
Por lo tanto, Archivo, Guardar como,
elijo en esta carpeta, elijo el formato delimitado por comas,
y le pongo por ejemplo Ejercicio módulo 6, Me advierte, ¿eh?
No es compatible con archivos que tiene,
para guardar solo la hoja activa; clic en Aceptar, Okey, listo.
you tengo mi archivo disponible.
Si deseo verificar cómo ha salido el archivo, me voy,
acá identifico el archivo y lo puedo abrir, botón derecho,
Abrir con el block de notas por ejemplo, y aquí aparece el archivo, ¿ven?,
delimitados por punto y coma; uno dice, delimitado por coma,
en la configuración de mi máquina está delimitado por punto y coma.
O sea, mi consigna número 1, mi primer tarea está culminada.
Veamos la segunda tarea que es un poco más compleja.
Primero, vamos a tener que desfiltrar
para volver a tener todo nuestro, nuestra base de datos.
Nuestra tarea, generar un único archivo de texto de 100
caracteres fijos con esta estructura; Clientes, 30; Rubros,
20; Sub-rubros, 20; Productos, 20; Ventas, 10.
En este caso, vamos a tener que ir trabajando, primero para identificar
la anchura de cada uno de estos campos.
Por entonces, vamos a tomar las anchuras Clientes,
Rubros, Sub-rubros,
Productos y Ventas.
Lo primero que vamos a hacer, vamos a emplear esta función Largo de
Clientes.
Largo de Rubros.
Largo de Sub-rubros.
Largo de Productos.
Y Largo de Ventas.
¿Por qué hago esto de Largo?
Fíjense, para identificar qué cantidad de caracteres tengo,
por ahora lo hago hasta aquí y luego voy a bajarlo hasta el final.
Al yo tener identificado el Largo, fíjense, tengo de 30
y acá tengo 23, 12, no hay problema.
Lo que me falta lo voy a tener que completar con espacios en blanco.
Rubros es de 20, 9, 10, 12,
parecería que no hay problema; a lo mejor más abajo tengo rubros que exceden los 20.
Para Sub-rubros, a veces me falta,
a veces me sobra; por lo tanto, cuando me falta, completaré con ceros,
y cuando me sobre, voy a tener que desechar los caracteres que me sobran.
Para Productos, 20; a veces me falta, a veces me sobra.
Y para las Ventas, en general, me sobra.
Por lo tanto,
voy a tener que ir concatenando para ir construyendo la anchura.
Vamos por partes.
Clientes tiene que ser de 30 de ancho, por lo tanto,
voy a hacer una primer tarea que va a ser así.
Si este valor
es mayor que 30,
tiene una anchura superior a 30, lo que voy a hacer es tomar
los primeros 30 caracteres, por lo tanto, haré esta fórmula.
Izquierda, el dato del cliente,
y tomé 30 caracteres si es mayor que 30.
En cambio, si es menor o igual a 30,
lo que voy a hacer es identificar
la cantidad, digamos, el texto completo,
el texto completo, y a su vez,
lo voy a unir con tantos caracteres en blanco
como caracteres me estén faltando para completar los 30.
Por lo tanto, voy a poner la función Repetir, Repetir.
¿Qué texto?
El texto, entrecomillas, el texto, espacio.
¿Y qué cantidad de caracteres?
Y va a tener que ser 30 menos el Largo, perdón,
you lo tengo calculado el Largo, menos 23.
Cierro paréntesis, cierro paréntesis, you tengo una primera parte.
you tengo una primera parte.
Aquí en este momento, parecería que el texto es menor, pero en realidad
le agregué la cantidad de caracteres, you lo vamos a ver más adelante.
Ahora viene, tengo que concatenar con Rubros que es de 20,
Rubros es de 20, por lo tanto, tengo que hacer nuevamente un juego similar.
Voy a hacer unido, concatenado a, si la anchura
de los rubros es superior a 20,
tome izquierda,
el rubro, y 20,
o sea, tome, deseche los caracteres que exceden los 20.
Pero si no es el caso, lo que vamos a hacer es
tomar el dato del Rubro con toda su extensión,
y unirle con Repetir el
caracter vacío, espacio, ¿cuántas veces?
20 menos el largo de los rubros.
Y ahí tengo una
muestra, una muestra.
Sigo completando.
you hice Clientes y Rubros, voy a unir los Sub-rubros.
Y entonces diré, si el largo de los Sub-rubros es superior a 20,
pues entonces lo que hago es tomo
los primeros 20 caracteres del sub-rubro,
punto y coma, 20.
En caso de no exceder, tomaré el texto de los
Sub-rubros y los voy a concatenar con
espacios en blanco, la fórmula Repetir you ven que es una constante, ¿no?
¿Cuántas veces?
20 menos el largo de los sub-rubros.
Y así estamos.
Aparentemente, están con anchura diferente,
you vamos a validar la anchura de todo esto.
Vamos a hacer lo mismo con los Productos.
Unido a, si el ancho de los productos
es superior a 20,
tómeme izquierda y el texto.
De los productos 20.
En
caso de no ser superior, aquí voy a acercar para ver mejor la fórmula.
En caso de no ser superior, pues entonces haremos, tomaremos el texto
de los productos y los voy a unir con,
nuevamente repetir paréntesis espacio, ¿cuántas veces?
20 menos el ancho de los rubros.
Vemos allí, se va concatenando.
Bien.
Y por último me quedan las ventas.
Como las ventas nunca voy a tener superiores a 10, porque para eso
tendría que tener 10 caracteres de éstos y las ventas nunca exceden a tal valor,
lo que voy a hacer es directamente voy a unir a las ventas,
el valor de las ventas y a su vez lo voy a unir con repetir,
paréntesis, texto,
paréntesis, perdón, comillas,
espacio, comillas, ¿cuántas veces?
10 veces menos el largo de las ventas.
Y así tengo.
Antes de avanzar, voy a validar que ésta,
la anchura de toda esta cadena de caracteres sea de 100.
Veamos, la fórmula, largo de esta cadena de caracteres 100.
100, 100, 100.
Perfecto, es todo de 100.
Hice bien mi tarea.
Ahora lo que me queda es mantenerlo hasta el final de la base de datos.
Para ello voy a tener que marcar, copiar todas estas celdas que construí
hasta el final de la base de datos.
Allí está.
Fíjense, siempre tiene 100 y you tengo mi cadena de caracteres para copiar,
con lo cual ahora copio todo esto, voy a crear un nuevo archivo.
Lo tengo aquí, voy a pegar valores, no puedo pegar fórmulas.
Aquí tengo y entonces ahora sí, archivo, guardar como.
Lo guardaré en la carpeta donde estoy guardando mis,
todos los archivos del curso que estamos dando, Curso avanzado y le diré
vamos a guardarlo como un texto, en DOS y lo podemos llamar
Ejercicio Módulo 6, txt.
Efectivamente lo guardo.
Si quiero validar cómo está la estructura, nuevamente me voy al
explorador de Windows, abro el archivo con el block de notas,
y ahí tengo mi archivo perfectamente alineado.
Con esto hemos podido resolver las dos consignas que teníamos para este
módulo número 6 de exportación de archivos de texto.
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