Descripción del curso: Cuando finalices este curso habrás logrado un gran número de habilidades como introducir información, ordenarla, manipularla, realizar cálculos de diversa índole (matemáticos, trigonométricos, estadísticos, financieros, ingenieriles, probabilísticos), extraer conclusiones, trabajar con fechas y horas, construir gráficos, imprimir reportes y muchas más. Asimismo, los ejemplos sobre los cuales se apoyan los contenidos dictados en este curso tienen una profunda aplicabilidad al mundo de los negocios, con lo que su inmediata utilización empresarial está al alcance de la mano. Finalmente, los profesores que han diseñado y elaborado este curso para ti, no solamente dan una visión académica del software sino que, debido a su gran trayectoria profesional apoyada justamente en una profunda utilización de Excel, te transmitirán su propia vivencia que te permitirá tener una visión más concreta de las posibilidades que te brinda esta herramienta.
Funciones de búsqueda y configuraciones de la impresión*
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Del curso dictado por Universidad Austral
Fundamentos de Excel para Negocios
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De la lección
Imprimiendo planillas
Bienvenidos a la semana 7 del curso. En esta semana veremos los siguientes temas: definición del objeto a imprimir; configuración de la impresión; opciones de impresión: bordes, títulos, cantidad de páginas.
Conoce a los instructores
Jorge LardizabalLic. en Administración de Empresas
Facultad de Ciencias Empresariales
Paola SerafiniContador Público
Facultad de Ciencias Empresariales
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En este video vamos a comenzar a visualizar distintas herramientas
que tenemos al alcance para imprimir nuestro trabajo.
A ver, pensemos que en general,
cuando uno desarrolla trabajos en Excel, es muy común que uno tenga
la necesidad de imprimir, de entregar copias impresas a otra persona.
Para lo cual, es muy importante que nuestro trabajo esté bien presentado.
No alcanza con que hayamos hecho un buen trabajo,
sino que también tenemos que encontrar una buena manera de poder presentarlo.
Con lo cual, dos grandes aspectos hay que tener en cuanta.
El primero, es obviamente tener un buen desarrollo
a nivel visual de la planilla o del informe que yo quiero mostrar.
Quiero decir con esto,
aumentar el tamaño de la letra, en el caso de que sea necesario.
Utilizar diferentes tipografías, utilizar diferentes colores,
utilizar recuadros, sombreados, gráficos.
Todos recursos visuales que nos van a servir a la hora de poder presentar,
digamos, nuestro trabajo hacia la persona con la cual
necesitamos entregarle algún tipo de reporte.
Eso como primera medida.
O sea, primero hay que elaborar una buena planilla,
y luego hay que preparar la impresión para que digamos, logre el efecto deseado.
Imprimir en Excel no tiene grandes misterios.
Esencialmente lo que uno tiene que hacer es definir qué quiero imprimir,
y luego definida el área que quiero imprimir, o toda la planilla.
Luego uno puede hacer ciertas configuraciones especiales en términos de
márgenes, encabezados, alineación de los contenidos en la hoja.
Pero no presenta demasiados secretos.
A ver, empecemos pensando.
Asumamos por un momento que ésta es la planilla que yo venía utilizando en videos
anteriores.
Ahora le agregué más renglones para que mi planilla sea más grande.
Imaginemos por un momento que al lado de esta planilla,
yo construí una suerte de gráfico, como hemos visto en su momento.
Por un momento voy a generar un gráfico, así sin mucho misterio.
Lo voy a poner por allí, okey.
Supongamos por un momento que tengo este gráfico para poder presentar.
Y supongamos que a su vez además de este gráfico,
no me preocupa en este momento el contenido de los gráficos,
sino principalmente una suerte de algún tipo de gráfico,
como para que después nos quede a la hora de tener que imprimirlo.
Básicamente, así que no me preocupo mucho por la calidad de los gráficos
ni mucho menos, bien.
Supongamos por un momento que esto es lo que yo pretendo imprimir.
Un reporte x con un par de gráficos y.
Y supongamos por un momento que ésta es la visualización que pretendo,
digamos que podría llegar a aumentar el tamaño de la letra, por un momento.
Supongamos que lo voy a poner en cursiva,
y le voy a poner una letra un poco más linda, más interesante.
Por un momento supongamos una cosa así.
Voy a bajar la tipografía sino me queda demasiado grande.
Me parece, vamos a ver.
Alguna cosa así.
Supongamos que ésta sea mi reporte, bien, el que yo quisiera mostrar.
Fíjense cómo voy ensanchando, en función de cómo pretendo que me quede.
Supongamos que le pongo un fondo amarillo por allí,
primero una buena elaboración de los datos.
Aquí está.
Vamos a achicar un poco más esto, porque me parece que ahí puede andar,
y supongamos por un momento que le voy a poner algún recuadro,
total, bien, una cosa así, perfecto.
you tengo preparado lo que quiero imprimir.
Yo les decía, imprimir archivos,
o imprimir trabajos con Excel no es muy difícil.
Básicamente empecemos a hacer un proceso deductivo.
Si yo le digo al Excel Archivo > Imprimir,
Me muestra una previsualización de lo que me va a imprimir.
Si ustedes se fijan aquí abajo, uno de dos,
claro porque tengo dos hojas,
esto es lo que me está proponiendo imprimir.
¿Le gusta?
A mí no me gusta, así como está no me gusta, me parece que no queda bien.
Son dos hojas, por un lado el texto, por otro lado los gráficos, no me gusta.
Muy bien, empecemos a pensar en cambiarle la cara a esto que vamos a imprimir.
Por de pronto, no le dije
qué es lo que yo quería imprimir al Excel, por lo tanto, ¿qué hizo Excel?
Asumió que yo quería imprimir todo, y eso puede ser verdad o no.
En este caso mi planilla no es demasiado grande,
pero supongamos que fuese muy grande, muchas filas, muchas columnas.
Puede que yo no requiera imprimir todo,
puede que yo requiera imprimir una parte de mi hoja.
Perfecto.
Entonces, vamos a asumir por un momento que yo voy a imprimir una sección
de la hoja, y entonces, ¿cómo tengo que hacer?
Voy a Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión.
Excel me dice lo único que me seleccionaste ha sido una celda,
por lo tanto no, no es eso lo que yo quería.
Yo lo que quería era decirle un área de impresión.
Por ejemplo, supongamos que quiero imprimir este área, solamente ese área.
Establecer área de impresión.
Ahora Excel asume que esto es lo que quiero imprimir,
por lo tanto, todo el resto lo va a ignorar.
A ver, ¿y entonces qué pasa?
Archivo > Imprimir, y ahora sí me dice esto es lo que quiero imprimir.
Si ustedes se fijan aquí abajo,
tengo la posibilidad de mostrar márgenes o agrandar.
Saco márgenes, pongo márgenes, agrando, achico.
Yo estoy utilizando una versión de Excel 2013.
Es probable que la versión que tú tengas sea ligeramente diferente.
A ver, conceptualmente.
Los menúes en Excel 2013, en Excel 2010, en
Excel 2007 no varían sustancialmente, pueden tener alguna pequeña modificación.
Si no encuentras por este lado, probablemente tengas que buscar en Diseño
de página > Configurar página, pero básicamente los menúes son los mismos.
Quizás la forma de presentación sea un poco distinta.
Entonces, retomamos, Archivo > Imprimir, previsualizo lo que veo.
¿Me gusta?
No, no me gusta.
¿Por qué no me gusta?
Bueno, no me gusta porque no tiene un recuadro.
No me gusta porque está centrado a la izquierda,
me gustaría que estuviera en el medio.
Okey, no me gusta, tengo la posibilidad de cambiar la
configuración, ajustarlo para que se vea mejor.
Porque mi trabajo no solamente tiene que estar bien hecho
sino que también tiene que estar adecuadamente presentado.
Entonces, en este video voy a comentar,
pero no a implementar las distintas posibilidades que me va a ofrecer
Excel, y en el video siguiente vamos a profundizarlas un poco más.
A ver, retomemos.
Yo les decía, no me gusta mucho esto.
No me gusta porque, por ejemplo,
el área impresa está aquí y me sobra toda esta hoja.
Con lo cual voy a tener la posibilidad de hacer algunos cambios.
Por ejemplo, esta hoja,
en lugar de imprimirla en forma vertical, imprimirla en forma horizontal, puede ser.
Supongamos que yo quiera cambiar esto y ponerle otros márgenes.
Márgenes más grandes o más chicos.
Voy a poder jugar con estos márgenes, grandes o chicos.
A lo mejor prefiero que esto esté centrado en el medio de la hoja.
Ésa puede ser otra posibilidad adicional.
Tendría algunas alternativas adicionales.
Por ejemplo, supongamos que quiero imprimir una planilla de 200 renglones,
pero los títulos los tengo en la primera.
Por lo tanto, puede resultar conveniente
que los títulos se vuelvan a imprimir en cada una de las hojas.
Supongamos por un momento que yo tengo una planilla con múltiples columnas,
pero las dos primeras columnas, quisiera que siempre se repitan.
Entonces a lo mejor, me puede convenir decirle al Excel que cada vez que
imprima las otras hojas también, me repita las dos primeras columnas.
En fin, tengo diferentes formas,
maneras de Introducirle cambios a mi trabajo para
que sea mejor presentado de algunas otras variantes.
Supongamos que yo, además de mi trabajo,
le quiero poner un título a cada una de las hojas de mi trabajo, un pie de página.
Un pie de página, por ejemplo, elaborado por mi nombre y apellido,
o elaborado por mi nombre y el día que lo imprimí, por ejemplo,
o un título o un encabezado para que se repita en cada una de las hojas.
Son distintas variantes de la impresión.
Lo que quiero significar al respecto, es fundamental que uno no
solamente elabore bien su trabajo sino que lo comunique bien.
Y para eso hay que invertir un tiempo en preparar lo
que uno va querer comunicar bajo una forma impresa.
En el video siguiente vamos a profundizar en cada una de estas
herramientas para poder mejorar la calidad de mi trabajo impreso.
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