Hola, ¿cómo están? Espero que hayan tenido oportunidad de repasar los materiales y estén descubriendo las aplicaciones en su trabajo cotidiano. En esta sección profundizaremos sobre los elementos críticos para la planeación de cualquier proyecto: el alcance, el tiempo y el costo. Como recordarán, el alcance indica lo que el proyecto entregará como resultado de su ejecución. Puede ser un producto tangible o un servicio intangible. En cualquiera de los casos, se aclara al cliente identificando sus límites, es decir, lo que incluye y lo que excluye para evitar falsas expectativas entre los involucrados. El alcance debe explicar el trabajo necesario y solo el necesario para obtener el resultado esperado. Esta afirmación resalta el hecho de evitar realizar tareas que nadie ha pedido y que, por lo tanto, nadie pagará. Cuando enlistas las tareas a realizar, no debemos olvidar incluir todas aquellas orientadas a la administración del proyecto, pues, si no se incluyen, tampoco se pagan. ¿Comprendes? En pocas palabras, ni tareas de más ni tareas de menos, simplemente las que se requieren. Vamos a suponer que les han asignado el proyecto "evento de fin de año" en su organización. Ya tienen la especificación del proyecto en el material de apoyo, donde encontrarás su objetivo: organizar una fiesta de fin de año para los colaboradores de nuestra organización, que incluirá cena, baile, regalos y rifa. Enseguida, debes completar dos documentos para describir el alcance de su proyecto. El estatuto de alcance y la estructura de la división de trabajo o EDT. El estatuto del alcance es un texto con uno o dos párrafos donde describes lo que el proyecto obtendrá como resultado y los criterios que servirán para evaluarlo y, por lo tanto, aceptarlo o rechazarlo si no se cumplen con estos lineamientos que se conocen como "criterios de aceptación". Tienen el ejemplo de descripción de alcance en el material de apoyo para que lo consulten con detalle y observen cada uno de los elementos que se incluyen para completar el propósito del proyecto. Cuando vean el material, observen cómo la descripción cubre los detalles sobre lo que se espera que el evento incluya. También aclara lo que no se incluye y sus criterios de aceptación. Esto evita que haya falsas expectativas entre los involucrados que demerite su satisfacción. Como el doctor Adán López en su libro sobre "Administración de proyectos" afirma: "Alcances claros, amistades largas". El siguiente paso consiste en construir el documento de estructura de la división del trabajo, también conocido como EDT, donde se organizan las actividades que se desarrollarán durante la ejecución del proyecto, que estarán orientadas a obtener los entregables o resultados esperados descritos en el alcance. Para construir la EDT, primero deben enlistar todas las tareas que se deberán llevar a cabo para desarrollar el producto que generará su proyecto. Recuerda incluir el trabajo necesario y solo el necesario para cumplir el objetivo. Luego, deberán organizar estas actividades en grupos a los que nombrarán de acuerdo con la función principal de las actividades que lo componen. La EDT se puede representar en forma gráfica o como lista estructurada de tareas. Esta puede ser la EDT con las actividades a realizar para nuestro evento, representada como una lista estructurada. Así se verá la EDT en forma gráfica. ¿Consideran que incluye todo lo que se escribió en el alcance? ¿Qué agregarían, qué quitarían? Este ejercicio lo debe elaborar el equipo de trabajo para asegurar que estén incluyendo todo lo necesario para completar los entregables del proyecto y, así, cumplir con las expectativas de los involucrados, satisfactoriamente. Observa que las actividades de más bajo nivel son donde sucede la acción. En nuestro ejemplo están enmarcadas en rojo y se les llama "paquetes de trabajo". Las actividades que las agrupan, marcadas en azul, se les conoce como "actividades sumativas". Podemos tener tantos niveles necesitemos para organizar las actividades de nuestro proyecto. Solo recuerden, que los paquetes de trabajo marcados en rojo son los de más bajo nivel. Cuando ya tienen identificados los paquetes de trabajo, es el momento para estimar el tiempo que tomará completarlos y la secuencia cómo deberán ser ejecutados. Esto es construir el cronograma del proyecto. Para ello, lo primero que debes definir es la unidad de tiempo que usarás en tu proyecto. Esto será en función de su duración. Para proyectos cortos, pueden definir la base de tiempo en horas o días. Para proyectos más largos, en semanas o meses. La mejor herramienta para representar el cronograma de un proyecto es la gráfica de Gantt o diagrama de Gantt. En el material del curso encontrarán el desarrollo del cronograma para nuestro ejemplo. Una vez que conocen la secuencia de ejecución, podrán identificar los recursos que necesitarán para desarrollarlo y, por lo tanto, el costo que implicará obtenerlos. Los recursos que se deben considerar son: el tiempo de las personas que realizarán cada actividad, los materiales y el equipo. Les invito a consultar los materiales del curso, donde encontrarán más información sobre la estimación de los costos del proyecto. En resumen, tener un proyecto entre manos es un compromiso que no deben tomar a la ligera. Hoy más que nunca es importante evitar el desperdicio de nuestros recursos. Recuerden que el tiempo es un recurso no renovable y costoso, por lo que siempre deben cuidar que las tareas que realicen ustedes y su equipo de trabajo sean las necesarias para obtener el resultado esperado y concluir con éxito su proyecto. Por esto, planear, prever y organizar el alcance, el cronograma y el costo deberán ser su prioridad en todo proyecto; aunque no deben olvidar que, para proyectos más complejos, también deberán atender cuidadosamente la planeación de la calidad, los recursos, los riesgos, las comunicaciones, los abastecimientos y los involucrados, si esperan obtener los mejores resultados. Espero que hayamos sembrado en cada uno de ustedes la semilla de la curiosidad por aprender y profundizar en el conocimiento de los procesos, herramientas y técnicas que el estándar de la administración de proyectos nos ofrece. Les invito a que continúen con nosotros en este fascinante recorrido por la disciplina que les dará las herramientas para obtener mejores resultados en su proyecto. Hasta la próxima.
