En este curso, aprenderás los principios fundamentales de la gestión de proyecto en las etapas de iniciación y planificación, lo cual incluye la identificación y mapeo de los interesados e involucrados clave en el proyecto, la definición de los alcances del proyecto y la construcción de la estructura desglosada del trabajo. Se ha comprobado que los proyectos exitosos requieren de una cuidadosa planificación por adelantado. Por tanto, en este curso aprenderás las principales funciones y responsabilidades del Gerente y del equipo del proyecto. También aprenderás a responder algunas preguntas clave por adelantado para ayudar a cumplir los objetivos del proyecto: ¿Qué logrará este proyecto? ¿Por qué es importante? ¿Quién se beneficiará de él? ¿Cómo lo planeamos para obtener resultados exitosos?
Matrices
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Del curso dictado por Tecnológico de Monterrey
Iniciación y Planificación de Proyectos
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Tecnológico de Monterrey
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Curso 1 de 4 en SpecializationAdministración de Proyectos: Principios Básicos
De la lección
¿Quiénes están involucrados e interesados en el proyecto?
En este módulo, vamos a entender la definición de las partes interesadas del proyecto, identificar quiénes son, cuáles son sus necesidades de información y definir la responsabilidad de gestionar a las partes interesadas y de controlar su compromiso.
Conoce a los instructores
Dr. Filiberto González HernándezProfesor y Consultor
Departamento de ingeniería industrial y de sistemas
[MÚSICA] A continuación
vamos a ver lo que es una matriz de poder y
de poder y de intereses, que pueden ser otras variables también como poder e
influencia, también puede ser las variables de influencia y de impacto.
Aquí podemos ver en esta matriz que estamos visualizando en el eje vertical
tenemos la autoridad en 2 niveles, ¿sí?, uno alto y otro que es bajo.
En el eje horizontal estamos viendo lo que es el interés,
que tiene cada uno de los stakeholders que también puede ser un interés bajo
o un interés alto y ahí vemos 4 cuadrantes, ¿verdad?
Podemos ver a quien tiene un alto interés y una alto, alta autoridad.
¿Qué es lo que hay que hacer con ellos?
Manejar el compromiso que tenemos con ellos, son stakeholders
muy importantes para el proyecto y hay que tenerlos bastante contentos, ¿verdad?
Pero también podemos manejar en el otro extremo,
o podemos ver en el otro extremo del cuadrante quien tiene muy poca influencia
o interés en el proyecto pero también tiene muy poca autoridad.
¿Qué es lo que hay que hacer con ellos?
Pues simplemente hacer un monitoreo de lo que ellos están
esperando a lo largo del proyecto, ¿verdad?
También podemos ver personas o grupos que pueden tener
un alto interés en el proyecto pero tienen baja autoridad.
¿Qué es lo que hay que hacer con ellos?
Pues simplemente hay que mantener ese interés que tienen a lo largo del mismo,
no tienen una autoridad muy grande pero bueno, es importante tenerlos ahí, ¿sí?
Y también están del otro lado del cuadrante pues quien tiene
poco interés pero mucha autoridad en este proyecto, ¿verdad?
¿Qué es lo que hay que hacer con ellos?
Pues este, mantenerlos también informados, este, acerca del mismo, el interés
no es tan grande pero los resultados pueden ser vitales para la organización.
Esta matriz es sumamente importante para hacer un mapa de
lo que serían las diferentes expectativas y compromisos que podrían
tener los stakeholders a lo largo del proyecto.
Esto también se conjunta con algo que se llama los niveles de involucramiento y
compromiso que vamos a tener por cada una de estas partes a lo largo del proyecto.
Es decir, podemos tener 5 clases de involucramiento o de nivel de compromiso,
uno a lo que se llama no consciente, segundo sería
aquellos stakeholders que son resistentes, tercero serían aquellos que son neutrales,
a continuación vendrían los que son de apoyo y finalmente los que son guía,
o llevan un liderazgo a lo largo del proyecto, ¿verdad?
Es importante estos 5 niveles de compromiso que podemos tener
en cada una de las partes, porque es importante en la identificación de los
stakeholders ver a cada persona o cada involucrado
qué nivel de compromiso podríamos tener en cada uno de ellos.
Por ejemplo, aquí tenemos la misma tabla que hace rato veíamos
de autoridad y de influencia en el cual vemos algunas personas que están en color
rojo que son resistentes, y a la mejor no están
en el cuadrante correspondiente de alta autoridad o de alto interés, ¿verdad?
Entonces tendríamos que manejar esas expectativas para
ubicarlos exactamente en el cuadrante que deban de ser.
O también podríamos identificar algunas personas que son simplemente de apoyo,
en el cuadrante deben de estar correctamente posicionados para manejar
esas expectativas, porque no serían de alta autoridad o de alto interés,
simplemente serían como lo indica el nombre, de apoyo para lograr los objetivos
y metas establecidos en el proyecto, y esto es sumamente importante, ¿verdad?
A continuación vemos un ejemplo
de una evaluación de ese nivel de compromiso que tendríamos.
Esto es importante para ver o elaborar un plan de trabajo para esto.
Ahí por ejemplo vemos de acuerdo a los renglones, los diferentes
stakeholders que tenemos y en las columnas vemos las 5 niveles de compromiso.
Ahí la letra C representa cuál es la posición
actual que tiene esta persona en el nivel de compromiso,
ahí sería alguien que no está comprometido en un principio y lo deseable es que
de que sea un nivel de soporte o de apoyo al proyecto.
O al revés, a lo mejor alguien que es simplemente neutral
y lo deseable es de que sea de apoyo.
Entonces esto nos permite elaborar las estrategias más adecuadas a lo largo del
proyecto para posicionar exactamente a la persona o a la organización en el
lugar que debe de ser para llevar a cabo el papel que debe de hacer en el proyecto.
¿Cuáles son los documentos importantes en esta área de trabajo?
Yo considero que son 3, el primero de ellos pues es un
plan de stakeholders donde elaboramos qué vamos a hacer,
cómo lo vamos a llevar a cabo esa identificación, ese compromiso, ese manejo
de las expectativas de los diferentes stakeholders a lo largo del proyecto.
Otro documento muy importante es lo que se llama el registro de
los stakeholders, que ahí es donde ponemos el nombre de cada persona, de cada grupo,
cuáles son sus expectativas, cuáles son sus requerimientos
y cómo vamos a ir logrando a través del tiempo esto que nos están pidiendo.
Este es un registro donde tenemos toda esta información a lo largo del mismo,
la clase o el nivel de compromiso que ubicamos a cada persona y las acciones
que podríamos tomar en cuenta para posicionarlo en el lugar correcto,
¿verdad?
Y un tercer documento que también es muy importante en este concepto es lo que
se llama el registro de incidencias o de problemas donde vamos documentando toda la
información que se va llevando a cabo a lo largo del proyecto y esto nos sirve para
posteriormente llevar a cabo lo que se llaman las lecciones aprendidas y manejar
adecuadamente proyectos posteriores en el manejo de las expectativas.
Muy bien.
Vamos a preguntas de reflexión para
tratar de recordar un poco lo que acabamos de mencionar.
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