[МУЗЫКА]
[МУЗЫКА] Мы вставили
в наш курс обсуждение проблем, связанных с интеграцией офисных приложений или,
говоря других языком, обсуждение проблем, которые возникают при вставке,
например, экселевских таблиц в презентацию или экселевских
диаграмм в презентацию или в вордовские документы.
Давайте рассмотрим, какие возможны здесь
технологии вставки и какие результаты получаются
при использовании разных вариантов вставки эксельных таблиц, например, в презентацию.
У меня есть таблица.
Я копирую тот фрагмент, который хочу поместить в презентацию,
переключаюсь на «Презентация» и вставляю обычным способом — просто «Вставка»,
без использования команды «Специальная вставка».
Мы видим, что таблица потеряла все форматирование и она выглядит так,
как выглядит обычные PowerPoint'вские таблицы.
Главный щелчок на этой таблице просто активизирует нам все инструменты,
которые можно применить к PowerPoint'вской таблице.
На практике достаточно часто оказывается полезным или даже важным,
чтобы вставленная таблица сохранила свойства Excel,
ну например можно было бы применять формулы
или какие-то другие возможности именно Excel.
Для этого существует два таких варианта.
Первый вариант: таблица у нас по-прежнему в буфере обмена,
поэтому я просто запускаю команду «Специальная вставка» и прошу вставить
«Объект Лист Microsoft Excel» просто с опцией «Вставить».
Вторая опция «Связать», мы ее обсудим отдельно.
Нажимаем «Вставить»,
таблица выглядит похожей на эксельный скопированный фрагмент.
Двойной щелчок на этой таблице активизирует лист Microsoft Excel,
и давайте прокрутим линейку прокрутки, мы видим,
что вместе с тем фрагментом, который я скопировала в буфер обмена,
сейчас у меня в PowerPoint'овской презентации видны (точнее,
помимо того фрагмента) видны другие листы из того файла,
в котором находилась та таблица.
А очень часто пользователи не планировали сохранять
дополнительную информацию в презентации.
Что, по существу, здесь произошло?
При специальной вставке таблицы Microsoft Excel
с выбранной опцией «Вставить» происходит некоторое клонирование исходного файла,
и вместе с скопированной таблицей приклеивается к презентации целиком файл с
теми данными, которые были в соответствующей книге.
И третий сюжет.
Мы сейчас тоже через «Специальную вставку» вставим тоже
«Объект Лист Microsoft Excel», только с опцией «Связать».
Это очень полезная ситуация, и про нее часто спрашивают те пользователи, которые,
предположим, ежедневно готовят презентацию для руководства с новой информацией,
предположим, по итогам работы вчерашнего дня.
Вместо того, чтобы ежедневно обновлять презентацию, достаточно обновлять
экселевский лист, и презентация автоматически должна подцеплять
новые значения, обновленные данные например.
У меня табличка вставилась,
внешне она совершенно вставилась, как и в предыдущей ситуации.
Двойной щелчок просто меня отправляет в исходный файл, и, соответственно,
это и есть реализация нашей просьбы связать с исходным файлом.
Давайте посмотрим, в чем разница между обычной вставкой с
сохранением свойств в эксельной таблицей и вставкой со связью.
Собственно, эксперимент достаточно простой.
Я, предположим, изменю одно из значений,
добавлю два нуля для сотрудника Григорьева,
и давайте посмотрим: в той таблице,
которая была вставлена в презентацию с сохранением функций Excel,
но без привязки к исходному файлу, значение осталось старое.
В той таблице, которая была вставлена
с привязкой с исходным файлом, значение обновилось.
В чем может быть опасность при
применении вставки со связью с Excel для обычного пользователя?
Многие сотрудники,
многие аналитики используют в своей деятельности такую возможность,
как рассылка контрагентам, клиентам презентации.
Вставленная презентация с фрагментом экселевского файла, в котором находилось
больше информации, чем вы планировали послать получателю,
особенно в варианте без связи, она может привести к такой
неприятной ситуации, когда ваш адресат получит ту информацию,
которую вы не планировали вообще никому отправлять.
В ситуации, когда вы отправляете презентацию,
которая имеет табличку со связанным файлом, она менее опасна,
потому что при открытии презентации будут заданы вопросы пользователю,
нужно ли связаться с файлом.
А если вы файл экселевский не послали, то, соответственно,
возможности увидеть лишнюю информацию у получателя не будет.
Таким образом, самая опасная ситуация — это вставлять табличку или фрагмент
таблички, скопированный из Excel, как объект Excel,
с обычной опцией «Вставить» без связи.
И давайте еще обсудим, как вставляются диаграммы.
В принципе, логика здесь та же самая,
тем не менее простой эксперимент имеет смысл проделать.
В том же самом файле у меня построены диаграммы,
я скопирую диаграмму в буфер обмена и вставлю
через «Специальную вставку» обычный объект.
И еще один слайд
вставлю через «Специальную вставку»
— «Объект Диаграмма» с опцией «Связать».
Обычная простая вставка (не специальная вставка),
она просто вставляет картинку, которая становится объектом PowerPoint.
Обсудим, чем отличают диаграммы, вставленные разным способом в презентацию.
Для этого в файле Excel я изменю
одно из исходных данных, которые сильно повлияет нам на диаграмму.
Вот сейчас первый столбец у меня достаточно высокий и затмевает все
остальные столбцы.
Давайте посмотрим на нашу презентацию.
Диаграмма, которая была вставлена без связи, не среагировала на изменения.
Диаграмма, которая была связана с эксельным файлом,
среагировала на изменения.
Точно так же можно изменить цвет диаграммы: одного столбца, всех столбцов.
Диаграмма, которая не связана,
не реагирует на изменения формата диаграммы в исходном файле.
Диаграмма связанная должна среагировать.
При этом двойной щелчок на диаграмме,
которая была вставлена без связи с сохранением свойств диаграммы Excel,
показывает нам, что вставилась не только диаграмма, но и все листы,
которые были в исходном файле.
Собственно, та же самая проблема, что и при вставке
таблички как объекта Excel, здесь возникает.
Помните, когда вы вставляете диаграмму как объект Excel без связи с исходным файлом,
то у вас вместе с диаграммой к презентации приклеиваются
все листы книги исходного файла.
Проблемы вставки из Excel в Word ровно те же самые.
И интеграция Word в Excel происходит по тем же правилам с сохранением всех тех
же опасностей, которые мы сейчас обсудили.
Лезина Татьяна Андреевнадоцент
Иванова Виктория Валерьевнадоцент
Гадасина Людмила Викторовнадоцент
