En este curso, aprenderás a manejar el riesgo del proyecto mediante la identificación, el análisis y la comunicación de los cambios inevitables. En cualquier proyecto pueden suceder imprevistos. Después de este curso, podrás describir y aplicar los elementos necesarios para medir e informar sobre el alcance del proyecto, el cronograma y los costos. Te equiparemos con las herramientas necesarias para gestionar el cambio de la forma menos perjudicial posible para tu equipo y otros interesados en el proyecto.
¿Cómo se establecen los planes de respuesta?
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Del curso dictado por Tecnológico de Monterrey
La gestión de los riesgos y la administración de los cambios en el proyecto
301 calificaciones
Tecnológico de Monterrey
301 calificaciones
Curso 3 de 4 en SpecializationAdministración de Proyectos: Principios Básicos
De la lección
Manejando los riesgos del proyecto
En este módulo, conocerás las técnicas para identificación y análisis cualitativo y cuantitativo de los riesgos, la forma de redactarlos y de priorizarlos. Asimismo, podrás enlistar las estrategias para responder a los riesgos en el proyecto y aprenderás a usar la aplicación de la simulación Montecarlo utilizando la herramienta @Risk junto con MicroSoft Project 2013.
Conoce a los instructores
Dr. Filiberto González HernándezProfesor y Consultor
Departamento de ingeniería industrial y de sistemas
[MÚSICA] [MÚSICA] Hola, ¿qué tal, cómo estás?
Estamos en este video en donde vamos a platicar acerca de cómo
manejar los riesgos en el proyecto y vamos a comentar específicamente
el establecer planes de respuesta para los riesgos ya identificados.
Al finalizar el video, conocerás las diferentes estrategias para
responder a los riesgos más importantes del proyecto,
recordando los riesgos más importantes del proyecto son los riesgos en color rojo
o los riesgos más peligrosos que hemos cuantificado en procesos anteriores.
Vamos a comenzar.
Hablando de los planes de gestión de respuestas a los riesgos,
el PMI nos ha dado un proceso en donde
fundamentalmente vemos como entrada lo que es el registro de riesgos,
que es ese documento que hemos ido actualizando en procesos anteriores,
tales como la identificación de los riesgos, el análisis cualitativo,
el análisis cuantitativo de los riesgos y así respectivamente.
Y evidentemente que también una de las entradas fundamentales es el plan
de gestión de los riesgos, donde se marca el qué hacer, el cómo hacer,
el cuándo vamos a realizar actividades de riesgo y así respectivamente.
La salida de este proceso es nuevamente una actualización a la documentación
de los, del proyecto y específicamente una actualización al registro de riesgos.
¿Cuáles son las técnicas que nos marca este proceso?
Fundamentalmente se dividen en varias clases, primero en estrategias de
respuestas para riesgos negativos o amenazas como tal.
Son tres estrategias o respuestas,
y si lo llamamos de esta manera para manejar los riesgos negativos.
En la primera de ella es evitar, la segunda técnica o estrategia
es la transferencia y la siguiente es la mitigación.
Vamos a hablar de cada una de estas tres estrategias mencionadas.
Primeramente la estrategia de evitar,
es simplemente tomar acciones que nos
lleven a prevenir el estar en la situación de riesgos que hemos identificado.
Es decir si sabemos a nivel personal que comer en exceso,
que beber o que fumar podría ser malo para la salud, pues hay que evitar el hacer
esto, verdad, previniendo el estar en esa situación de una posible enfermedad.
Es exactamente igual en un proyecto.
¿Qué es lo que tenemos que hacer?
Tomar acciones de prevención para tratar de eliminar
la situación que hemos visualizado, riesgosa.
Por ejemplo, cambiar el plan de proyecto,
el plan de gestión del proyecto, tratar de negociar los objetivos,
reducir los alcances, ampliar el tiempo, requerir más presupuesto,
hacer más aclaraciones a los requisitos del proyecto,
mejorar los procesos de comunicación que tenemos, es decir hacer todo lo necesario
y todo lo que sea posible para eliminar el riesgo identificado, eso es evitar.
La segunda estrategia de manejo de este tipo de riesgos es transferencia.
¿Qué es transferencia?
Es contestar a la pregunta de a quién le podemos pasar este riesgo.
Es decir, darle a un tercero el que él gestione
la responsabilidad de las consecuencias del riesgo identificado.
Esto a diferencia de la estrategia anterior de evitar no está eliminando el
riesgo, simplemente lo está transfiriendo a un tercero.
¿Cómo se hace esto?
Pues básicamente con los seguros, las garantías, los contratos que tenemos ahí.
Si sabemos que el tener un automóvil tiene riesgos asociados a este,
bueno pues lo que tenemos que hacer es comprar un seguro para manejar las
posibilidades de consecuencias negativas al robar o al chocar.
Si tenemos ese seguro, pues esto no nos garantiza que no va a suceder nada,
simplemente lo que está sucediendo es de que el seguro va a asumir las
consecuencias de ese evento o de ese incidente que tendríamos,
ese es transferencia.
La tercera posibilidad de manejar riesgos negativos es
lo que se conoce como la mitigación.
¿Qué es la mitigación?
Pues simplemente tratar de reducir las probabilidades de que suceda
el evento de riesgo o tratar de reducir los impactos o consecuencias negativas.
¿Cómo lo hacemos?
Bueno pues hay acciones muy concretas como reducir la complejidad de los procesos que
tenemos en el manejo de proyectos, hacer más pruebas previas antes de liberar algo,
desarrollar prototipos o implementar lo que se llama redundancia.
¿Qué es esto de la redundancia?
Son sistemas o componentes alternos que entran en funcionamiento en caso de falla.
Un ejemplo de esto es una fuente de energía en un hospital, en un sistema de
cómputo en donde si se va la energía eléctrica pues entonces entra la
fuente alterna de energía para mantener el funcionamiento o la operación del sistema.
Es exactamente en un proyecto lo que se podría hacer,
tener una persona adicional o recursos humanos adicionales,
tener un proveedor alterno, tener un componente o un equipo
adicional para que en caso de falla entre este equipo alterno que tenemos.
Eso es mitigación fundamentalmente.
Bueno, así como hay estrategias de respuestas para riesgos negativos,
hay estrategias de respuesta para riesgos positivos
u oportunidades que así lo hemos mencionado.
Son tres también, es el explotar, es el compartir, y es el mejorar.
Estas tres estrategias son equivalentes a los riesgos,
a las estrategias de respuesta negativos.
Es decir en la siguiente tabla podemos ver que por ejemplo para
riesgos negativos tenemos evitar, para riesgos positivos tendríamos explotar.
Es decir, evitar lo que buscamos es eliminar el riesgo negativo, en explotar
lo que buscamos es que se concrete la oportunidad de negocio por ejemplo.
Es decir el evento favorable que estamos visualizando.
Transferir para riesgo negativo es buscar a quién le podemos pasar
el riesgo o gestionar las consecuencias de ese riesgo.
Para riesgos positivos tenemos el compartir,
aquí lo que hacemos es buscar con quién tenemos o podemos compartir
esa oportunidad de negocio que hemos visualizado,
por ejemplo alianzas estratégicas, uniones temporales y así respectivamente.
Tenemos mitigar que es para riesgos negativos es reducir las probabilidades
o consecuencias negativas, y para riesgos positivos tenemos el mejorar,
que ahí lo que buscamos es aumentar las probabilidades
o las consecuencias positivas que estamos visualizando.
Es decir son estrategias similares,
nada más que en un sentido es positivo y en el otro es negativo.
También existe una séptima forma de responder a riesgos y
esta es tanto para riesgos positivos o para riesgos negativos.
Esta es la aceptación.
¿La aceptación qué es?
Pues es contestar a la pregunta acerca de qué puedo hacer si no es posible
eliminar el riesgo identificado, no podemos cambiar los planes de gestión,
no podemos negociar más presupuesto o no podemos cambiar simplemente
las condiciones en las cuales estamos visualizando negativamente.
¿Qué nos queda?
Pues ahí queda el aceptar que vamos a tener que tomar ese riesgo.
Y lo podemos hacer de dos maneras,
hay una estrategia de aceptación pasiva que es simplemente no hacer nada,
esperar a que suceda el riesgo y ya veremos en ese momento.
Y la otra es establecer reservas para contingencias
así llamado y esta es una estrategia activa de aceptación.
Ahí entran lo que se llama las reservas para contingencias que puede ser
más presupuesto, puede ser más tiempo, puede ser más recursos.
También hay otra forma de responder a los riesgos que se llama
respuestas para contingencias.
Esto no es una aceptación, sino es una respuesta, una estrategia de respuesta
para contingencias, y esto realmente son planes de emergencia,
planes alternos, que solamente se usan en caso de emergencia, cuando todo va mal,
cuando nuestro presupuesto ya excedió los límites que teníamos definidos,
cuando la duración ya está más allá de lo que teníamos planeado,
nos establecemos ciertos planes que se van a ejecutar cuando se dan esas condiciones.
Un ejemplo de un plan de respuesta para contingencias
en la operación de los negocios son los planes de continuidad de negocio,
los planes de en caso de desastres y así respectivamente, verdad.
Lo conocemos más como los planes A,
si falla el plan A pues vamos con el plan B, y así respectivamente.
Son planes para respuestas de contingencias que tenemos.
Finalmente, ¿qué nos queda en este, en relación a esto?
Hay lo que se llama riesgos secundarios, es decir son riesgos
generados con la implementación de algunas de las respuestas que hemos mencionado,
hay riesgos residuales principalmente cuando tenemos mitigación,
es decir un riesgo que está en rojo muy peligroso, hacemos
algunas acciones de respuesta y bajamos el nivel de peligro a un color verde.
Todavía eso sería un riesgo residual, y también tenemos lo que se llama soluciones
alternativas más conocido en el idioma inglés como los workarounds,
que son respuestas que no hemos planeado, que no hemos diseñado
y que no vamos a usar para esos riesgos que no hemos identificado.
Es decir esto es una acción totalmente reactiva a la situación,
cuando el riesgo dejó de ser riesgo y ya se convirtió en un problema
y no lo habíamos visualizado de esa manera.
Eso es lo que sería un workaround o una solución alternativa.
¿Qué hacemos con esta información?
Bueno, pues una vez ya evaluamos las diferentes opciones de
respuesta para los riesgos más peligrosos que hemos identificado,
tenemos que actualizar nuestro registro de riesgos,
ese registro es el documento que hemos mencionado, donde ahora tenemos que poner
específicamente qué acciones vamos a tomar para responder a ese riesgo,
quién va a ser el responsable de implementar esa acción de respuesta,
establecer un cronograma de trabajo y simulaciones a actividades con fechas,
establecer un presupuesto de trabajo para esa respuesta y el efecto esperado que
estaríamos buscando con la implementación de esa respuesta que sería
reducir el riesgo, eliminarlo o simplemente transferirlo, verdad.
Eso sería la actualización al registro de riesgos resultado de este proceso.
Ahora te voy a dejar con otras preguntas de reflexión sobre estos temas
en la siguiente parte.
¿Cómo te fue?
Yo espero que excelentemente.
Vamos a continuar revisando los materiales que tenemos en la plataforma para que
profundices más en estos conceptos.
Muchas gracias.
[MÚSICA]
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