[MÚSICA] [MÚSICA] Vamos a ver entonces cómo se aplica el índice de probabilidad de éxito IPE a través de un ejemplo. Para eso, vamos a utilizar entonces las dos hojas de cálculo, una la vamos a dejar quieta, y la otra vamos entonces a irla modificando de acuerdo con las cosas que resulten como planes de acción. Veamos entonces. Si te gustan los trabajos de televisión de hospitales, estarás familiarizado con el término signos vitales. Todos conocemos esa escena donde la camilla entra por la puerta y el médico de urgencias revisa los signos vitales del paciente. Hay un conjunto de cosas como la frecuencia del pulso, la temperatura, la frecuencia respiratoria y la presión arterial, que los médicos pueden verificar muy rápidamente y que les brindan información clave sobre el estado de las funciones corporales esenciales del paciente. Así como las personas tienen signos vitales, los proyectos también los tienen. Hay un conjunto de elementos cuya presencia o ausencia le dan al gerente de proyecto información clave sobre la salud del proyecto. El índice de probabilidad de éxito, IPE, es una medición que puede hacerse en cualquier momento de la vida del proyecto y que indica qué tan probable es que el proyecto tenga éxito o no. Si se usa al comienzo del proyecto, se convierte en un enfoque o en una lista de verificación práctica para medir la probabilidad de éxito antes de que comience el proyecto. Por lo tanto, puede evitar que los proyectos que van a ser un fracaso, realmente despeguen. Si se usa en cualquier otro momento, el IPE le dirá si el proyecto es viable, o no, e identificará señales de advertencia de que el proyecto puede estar destinado al fracaso. ¿Cómo interpretar entonces el IPE? Si el objetivo no es el correcto, nada va a estar bien. Si no se sabe lo que se está tratando de hacer, es imposible crear una lista de actividades para hacer o establecer cuáles son las expectativas de los interesados. Por lo tanto, el proyecto puede estar destinado al fracaso. Los IPE deberían siempre subir. Si un proyecto se planea y ejecuta correctamente, el IPE debería ir aumentando durante la vida del proyecto. Pero los IPE pueden bajar, no hay nada que garantice que un IPE va a seguir aumentando. Un IPE podría bajar, por ejemplo, si no hubiera un control de cambios adecuados en el proyecto. Por lo tanto, si los cambios en el proyecto tales como cambios en los objetivos, o en los niveles de recurso, o si las suposiciones no resultan ser ciertas, ¿sí? Si estos cambios no se manejan correctamente, el IPE podría reducirse o simplemente colapsar. ¿Qué es un valor, digamos, que me sirva como guía? 60 porciento es un umbral importante. El IPE debe comenzar con un nivel bajo y aumentar de manera constante durante la vida del proyecto. Inicialmente puede que los proyectos más de un 60 por ciento, y esto solo puede significar que hay más trabajo por hacer en términos definición del alcance del proyecto y de planeación. Sin embargo, un proyecto debería superar rápidamente el 60 porciento y mantenerse por encima. Los puntajes individuales bajos siempre nos muestran las áreas problemáticas prioritarias al igual que las luces de advertencia en el tablero de un automóvil, las puntuaciones individuales bajas indican las áreas problemáticas de un proyecto, o sea, las áreas que debemos abordar. Por lo tanto, en un sentido muy literal, el IPE actúa como un panel de control del proyecto, asegurándose de que en todo momento los elementos esenciales estén en buena forma. Se puede hacer lo que se quiera en un proyecto mal planeado, y esto no hará la menor diferencia. Cuando un proyecto se mete en problemas, ¿qué suelen hacer los jefes y los interesados principales? Pues, hacen que el equipo de trabajo trabaje más horas, es decir, ejecutan más planes. Pero si un proyecto se mete en problemas, el balance relativo de las puntuaciones que componen el IPE nos dice que lo más probable es que el problema del proyecto esté en la planeación, no en la ejecución del plan. En lugar de continuar ejecutando un mal plan, deténgase, haga un nuevo plan, y vuelva a ejecutarlo. Veamos entonces, ahora sí, el ejemplo de evaluación del IPE. Tomemos un proyecto que está programado para durar 18 meses que ha estado ejecutándose durante días, hay unas 50 personas trabajando en él. El proyecto es muy importante para la organización, y por lo tanto, se le ha asignado la tarea de gerenciarlo a una persona muy tímida. Hay mucha actividad para el proyecto y la gente está trabajando muchas horas diarias. ¿Está el proyecto en buena forma, o no? Usando el IPE inicial, queremos determinar qué acciones debemos ejecutar para mejorar el desempeño del proyecto. [MÚSICA] El proyecto está en más o menos dos tercios de su vida útil planeada y sin embargo su IPE está muy por debajo del 60 porciento, como vemos en la hoja de cálculo. El proyecto está hecho un desastre y no va a ninguna parte. No tiene posibilidad de tener éxito en su forma actual y va a sobrepasar seriamente su presupuesto y su fecha límite. Para rescatar este proyecto, es necesario que hagamos entonces, una serie de acciones. Comencemos entonces por la iniciación. ¿Qué hacemos en la iniciación? En la iniciación vamos a enfocarnos en completar los requerimientos definidos en el alcance, esto está entonces acá, en el uno, ¿de acuerdo? Y vemos entonces que si cambiamos esto así, you tenemos por lo menos un porcentaje en verde obtenido con respecto a esto. Pasemos entonces ahora a la planeación. En el caso de la planeación, lo que necesitamos acá, sí, como elemento principal, es establecer la línea base. Al establecer la línea base, you tenemos entonces un valor mucho más adecuado de 60 por ciento, pero además definamos el plan de comunicaciones para restablecer las expectativas de los interesados, que va a ser entonces, en este caso, el 12, el número 12, vemos acá y nos vamos, y vamos a tener entonces un 70 por ciento. Pasemos a los indicadores de la ejecución. Aquí uno de los elementos importantes es mirar si se han identificado, han tenido seguimiento y han sido reportados los riesgos del proyecto, vemos que no, y por lo tanto, si hacemos acciones para utilizar el plan de gestión de riesgos, pues fíjense que aumenta al 73 por ciento. Por último pasemos entonces a monitoreo y control. En el caso de monitoreo y control, nos vamos a enfocar si la documentación requerida debidamente actualizada. No la tenemos actualizada, actualicémosla completamente, y esto nos mejora el índice a un 67 por ciento. Ahora, la gente estará trabajando en las cosas correctas, y todo lo demás debería empezar a funcionar. ¿Cómo sabemos esto? Comparemos entonces el índice de este 45 por ciento contra un nuevo 63 por ciento, que decíamos que es parte del umbral por el cual nosotros podemos entonces trabajar. [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA]
