El tema de este video es el proceso de control de cambios y la planeación. Durante la recuperación de un proyecto, inevitablemente se producen cambios en el alcance, en los objetivos, en los requisitos de calidad, en los riesgos y en el personal del proyecto. Estos cambios requieren que el gerente del proyecto y su equipo puedan negociar con los distintos interesados afectados. Para que los problemas se resuelvan rápida y exitosamente, los interesados deben estar abiertos a un grado de cambio y a un compromiso razonable. El control de cambios es una parte importante del proceso de gestión de proyectos y cuando queremos recuperar un proyecto, es casi seguro que el proyecto se enfrente a muchos cambios. Si bien el cambio puede ayudar a garantizar la alineación del proyecto con las necesidades de recuperación, es importante considerar y aprobar cada cambio con cuidado. El proceso de control de cambios en la gestión de proyectos asegura que cada cambio propuesto durante la recuperación de un proyecto se defina, se revise y se apruebe adecuadamente antes de su implementación. El proceso de control de cambios ayuda a evitar cambios innecesarios que podrían interrumpir el proyecto y también asegura el uso eficiente de los recursos. Aquí, en esta lista, vemos el control de cambios con sus cinco etapas. La primera, proponer el cambio; la segunda, hacer un resumen de impacto del cambio; la tercera, mirar si se toma la decisión; la cuarta, implementar el cambio y la quinta, cerrar el cambio. Hay dos documentos importantes utilizados durante el proceso. El registro de cambios y el formulario de solicitud de cambio. El registro de cambios se utiliza para mantener un registro de todos los cambios solicitados y de las decisiones tomadas. El formulario de solicitud de cambio se utiliza para documentar los detalles del cambio, incluido el caso de recuperación. En la primera etapa, proponer el cambio; este proceso permite entonces que cualquier miembro del equipo de proyecto sugiera un cambio en el proyecto. La propuesta debe incluir una descripción del cambio, los beneficios esperados u otra razón para el cambio. El cambio se presenta mediante el formulario de solicitud de cambio y se agrega al registro de cambios del proyecto. La segunda etapa, que es el resumen de impacto, en el cual el gerente del proyecto revisa el efecto global del cambio en el proyecto mirando los siguientes elementos: ¿hay ahorro de costos y beneficios cuantificables?, ¿hay alguna razón legal, regulatoria u otra razón no cuantificable para el cambio?, ¿hay algún costo estimado del cambio?, ¿hay algún impacto en el tiempo que tengamos nosotros que tener en cuenta, específicamente?, ¿se necesitan recursos adicionales?, miramos si hay un impacto en otros proyectos o si hay nuevos riesgos y problemas. Después de esta evaluación, el gerente del proyecto recomienda si se lleva a cabo el cambio o no. La tercera etapa es la decisión. Este proceso implica, entonces, una revisión de la solicitud de cambio por parte del patrocinador, que debe considerar toda la información proporcionada, tanto por el gerente del proyecto y por la persona que realiza la solicitud. La decisión generalmente será aceptar o rechazar el cambio. Si se acepta el cambio, se puede aceptar con comentarios y condiciones especiales; y si se rechaza, se puede aplazar, el cambio no se aprueba, pero se deja para que se considere más adelante. La cuarta etapa es implementar el cambio. Si se aprueba el cambio, se planea, se programa y se ejecuta en el momento acordado con el patrocinador. Como parte de la planeación, se necesita un plan de prueba de regresión en caso de que sea necesario anular el cambio. Después de la implementación, es habitual realizar una revisión posterior a la implementación que nosotros denominamos la "evaluación ex-post". La quinta etapa ya es cerrar el cambio. Una vez implementado, el solicitante verifica y acepta el cambio y el gerente del proyecto lo cierra en el registro de cambios. Con base en esto podemos hacer la planeación de la recuperación. Definidos los cambios, este paso define la hoja de ruta para implementar las recomendaciones de recuperación que a su vez definen las áreas de enfoque de los esfuerzos de planeación de la recuperación. Tienes que esforzarte por lograr un ciclo de vida de recuperación que sea lo más breve posible para que la ejecución normal del proyecto pueda reanudarse lo antes posible. Asegúrate que los puntos de finalización de la recuperación estén claramente definidos. Sin los criterios de finalización de la recuperación, será difícil determinar cuándo y bajo qué condiciones se puede reanudar la ejecución normal del proyecto. Incluye un plan sobre cómo pasar de la recuperación a la ejecución normal del proyecto. El plan de recuperación es parte del plan general del proyecto y debe incluir, entre otros: el alcance de la recuperación, la EDT y los criterios de finalización de la recuperación; un programa a nivel de recursos, cómo los vamos a utilizar; cómo se va a hacer la gestión de los interesados con énfasis en el equipo del proyecto; mirar la línea base y cómo vamos a gestionar los tiempos y los costos del proyecto; cómo se va a hacer la gestión de riesgos; cómo se va a manejar la comunicación de la recuperación; y cómo se van a hacer la gestión de calidad, la gestión de contratos y proveedores y cómo se integra todo en el plan general del proyecto. En una lectura posterior, te presentaré un ejemplo de una EDT para la planeación de la recuperación de un proyecto. Considera la posibilidad de integrar el cronograma de recuperación con el cronograma general del proyecto para simplificar la identificación de las dependencias entre las tareas de recuperación y las de no recuperación. Este enfoque ofrece el beneficio adicional de usar el mismo grupo de recursos para tareas de recuperación y para tareas de no recuperación. El plan de recuperación del proyecto se convierte, entonces, en la esencia de la solución de la recuperación. Las características básicas de un plan de recuperación son: que tengo uniformidad, que la comunicación de información sea clara y eficaz, que tenga unos formatos de datos estandarizados, que utilice una base para el análisis y que haya una reducción de los conflictos y de las confusiones que se puedan presentar.
